Conceptos de comunicación interna y externa.

La comunicación es el eje central de la interacción de social y la divulgación de información. Lo anterior es real tanto para los individuos como para las organizaciones. Una correcta comunicación nos brindara las habilidades necesaria para enseñar  y difundir nuestro conocimiento así como para aprender y corregir en base al análisis de lo aprendido, por lo que desarrollar habilidades de comunicación es vital para el crecimiento organizacional. 

Dentro de las organizaciones, sin importar cuál sea su tamaño o giro,  la comunicación es un pilar del correcto manejo y crecimiento, por lo que es necesario entender que a través de ella se puede lograr un mejor posicionamiento e imagen en el entorno tanto interno como externo de la organización.

De acuerdo a Barnard (1956) citado en Roca Pérez, X. Romeo Delgado, M. y Almenara Aloy, J. (2014)

“En una situación concreta en la que se dé cooperación, varios sistemas diferentes serán sus componentes. Algunos serán físicos, otros biológicos, otros psicológicos, pero el elemento común a todo, lo que une a todos estos sistemas dentro de la concreta y total situación de cooperación, es el de organización.” (P. 13)

No está de más mencionar que toda organización es un sistema social, orientada a lograr un fin específico y por tanto se deben coordinar estas relaciones sociales a fin de lograr un sistema estable y coordinado. 

La comunicación organizacional se divide en dos categorías:

Concepto.

La comunicación interna es un instrumento de gestión multidireccional de recursos humanos, que permite construir la identidad empresarial mediante la transmisión de sus políticas y objetivos dentro de un clima laboral saludable generando confianza y motivación entre todos los empleados.

Según (Cuenca, 2018). Se puede definir como:

“El conjunto de actividades de comunicación desarrolladas por una organización, orientadas a la creación y mantenimiento de unas buenas relaciones con y entre sus miembros, mediante el uso de diferentes técnicas e instrumentos de comunicación que los mantengan informados, integrados y motivados, contribuyendo, a su vez, al logro de los objetivos organizacionales.” (p. 17)

 La correcta comunicación interna a través de objetivos claros y procesos de gestión vinculados a los intereses organizacionales, se encarga de establecer políticas de transmisión de información que permitan alcanzar las metas establecidas de la organización y su personal.

Al respecto les comparto el siguiente video de Gonzalo, P. (2022) donde nos habla más a fondo de la comunicación interna y su papel dentro de la organización.

La segunda categoría de la comunicación organizacional y no por ello menos importante es la comunicación eterna. 

Concepto.

La comunicación externa es el conjunto de procesos que la organización realiza para fortalecer las relaciones con su entorno, comunicando a través de diversos canales su quehacer y objetivos con el fin de crear y promover una imagen organizacional positiva potenciando así una relación eficaz y eficiente con, clientes, proveedores, otras empresas y diversos grupos de interés.

 En su libro La dirección de comunicación Westphalen, M., & Piñuel, J. (1993) definen la comunicación externa como:

“El conjunto de operaciones de comunicación destinadas a los públicos externos de una empresa o institución: o sea, tanto al gran público, directamente o a través de periodistas, como a sus proveedores, a sus accionistas, a los poderes públicos y administraciones locales y regionales, a organizaciones internacionales, etc. Se opone a la comunicación interna, destinada al personal de una empresa u organización”.

Una efectiva comunicación externa ayuda a establecer una imagen corporativa positiva y una visibilidad y posicionamiento exitosos, promoviendo así las relaciones públicas de la organización con todo su medio externo vinculándolos así con sus clientes, proveedores y la sociedad en general.

Al respecto les comparto el siguiente video de Rivas, O. (2020) donde nos habla de la aplicación de la comunicación externa en la organización y su importancia. 

Como se puede observar tanto la comunicación interna como la externa juegan un rol importante parar el desarrollo de la organización, permitiendo establecer relaciones solidas dentro y fuera de la misma, creando un dialogo abierto, mejorando así la competitividad de la organización y un mejor tiempo de reacción ante los cambios que se puedan producir en su entorno. El correcto manejo de la comunicación promueve interacciones positivas entre las personas, lo que dentro de las organizaciones es uno de los pilares del éxito.

 Referencias.

Cuenca, J. (2018). Guía fundamental de la comunicación interna. Barcelona, Editorial UOC. Recuperado de https://elibro.net/es/ereader/ieu/105390?page=17.

Gonzalo, P. (Director). (2022, Julio 08). La Comunicación Interna contribuye al bienestar de los empleados de una forma clara [Video file]. In YouTube. Recuperado: enero 19, 2023, de https://www.youtube.com/watch?v=q_HFeQOE6Y0

Rivas, O. (Director). (2020, Mayo 08). La comunicación externa [Video file]. Recuperado enero 19, 2023, de https://www.youtube.com/watch?v=78_teJt2Bgo

Roca Pérez, X. Romeo Delgado, M. y Almenara Aloy, J. (2014). Comunicación interna en la empresa. Barcelona, Editorial UOC. Recuperado de https://elibro.net/es/ereader/ieu/115903?page=13.

Westphalen, M., & Piñuel, J. (1993). La dirección de comunicación.:, 1993. Madrid: Del Prado.

Objetivos y beneficios de los procesos comunicativos internos y externos

   Como se mencionó en el tema anterior tanto la comunicación interna como la externa juegan un pale sumamente importante dentro del desarrollo organizacional y es por ese motivo que ahondaremos en el tema y hablaremos de objetivos que buscan lograr y los procesos que deben llevar a cabo para lograr su objetivo.

   Objetivos y beneficios del proceso de comunicación interna.

   La comunicación interna se clasifica de acuerdo a los niveles jerárquicos de una organización y como se comunican entre sí y cada clasificación tiene objetivos claros y definidos.

    Cuando se habla de comunicación descendente se refiere a la entrega de información de forma unidireccional y su objetivo es coordinar, controlar y motivar las acciones del personal de la organización.

   En cuanto a la comunicación ascendente, esta se centra en la retroalimentación de información del personal operativo hacia los niveles jerárquicos superiores, en este proceso se obtienen sugerencias, ideas para resolver conflictos, etc., que facilitara la toma de decisiones.

   La comunicación horizontal tiene como objetivo aumentar y promover el trabajo coordinado y agilizar la solución de problemas y el procesamiento de información, fomenta la confianza y la cooperación entre pares.

   Uno de los principales objetivos de la comunicación interna en lo general es crear políticas vinculadas a los intereses de la organización. Pero su objetivo primordial es establecer procesos que permitan transmitir la información de forma efectiva y eficiente.

       Como se puede observar la comunicación interna no es más que un gran instrumento de gestión de recursos humanos que agiliza el flujo de información en todos los niveles de la organización promoviendo así el trabajo en equipo, facilitando el alcance de objetivos.

   Lo anterior genera grandes beneficios para la organización.

   La implementación de políticas comunicativas que se amolden a las necesidades de la organización y su personal, crearan un proceso motivacional y de pertenencia en el capital humano que es el recurso mas valioso de toda empresa. Este proceso comunicativo permitirá entre otras cosas analizar necesidades, controlar las acciones de los miembros de la organización y motivar su crecimiento y el desempeño de sus labores.

   El famoso cirujano francés Victor Pauchet alguna vez dijo “El trabajo más productivo es el que sale de las manos de un hombre contento” y esto se puede apreciar claramente en las organizaciones que se ocupan de fomentar un ambiente laboral sano. La mejora en la productividad de la organización es uno de los principales beneficios y puede ser cuantificado fácilmente.

   Dentro de los beneficios que se pueden observar dentro de las organizaciones encontramos:

·         Mejora del clima laboral.

·         Facilita la cooperación interdepartamental.

·         Elimina barreras.

·         Crece el sentido de pertenencia.

·         Dinamiza el trabajo.

·         Disminuye la burocracia optimizando procesos.

·         Potencia las habilidades de los miembros.

·         Aumenta el grado de compromiso de los miembros.

   Como se puede observar la comunicación interna aprovecha al máximo las posibilidades de su entorno, encaminando a la organización al éxito ya que contribuye en gran medida a alcanzar los objetivos finales.

   Al respecto les comparto el siguiente video de Yo comunicador (2022) donde nos habla más a fondo de los beneficios de una buena comunicación interna. 

Objetivos y beneficios del proceso de comunicación externa.

    La comunicación externa como su nombre bien lo dice se refiere al proceso comunicativo que esta dirigido y enfocado a elementos externos a la organización; su relación con el entorno y la imagen corporativa que se proyecta hacia su entorno.

    El objetivo principal de la comunicación externa es dar a conocer a la organización, a través de una imagen positiva centrada en valores, que se integren con aquellos del entrono que le rodea. Al mismo tiempo busca que esa imagen positiva organizacional sea trasladada a los productos o servicios que oferta, incentivando a los clientes habituales a ser fieles a la marca y a los clientes potenciales a descubrir las bondades de la organización.

    En cuanto a los proveedores, distribuidores, accionistas, y demás actores en el entorno de la organización, la comunicación externa mejora y potencia estas relaciones promoviendo una mayor participación estratégica y de mutuo beneficio.

    Esta estrategia de comunicación permite a la organización vinculares con la sociedad, comprender sus necesidades y de esta forma satisfacerlas, al mismo tiempo que adquiere la información necesaria para realizar sus actividades de forma eficiente y eficaz.

    La comunicación externa de notoriedad tiene por objetivo mejorar la imagen de la organización y dar a conocer lanzamientos de productos y servicios mediante el uso de estrategias publicitarias.

    En cuanto a la comunicación externa estratégica, ésta pretende obtener información que beneficie y fortalezca su accionar, es decir tiene por objeto adquirir conocimiento de sus competidores, datos de movimientos del mercado y los cambios económicos en la región; logrando así explotar esta información y tomando decisiones que le ayuden a tener una mayor competitividad en el mercado.  

  Por otra parte, el objetivo de la comunicación externa operativa es obtener retroalimentación de fuentes externas tales como clientes, proveedores, administración pública e incluso competidores y es utilizada en el quehacer diario de la organización y su funcionamiento.

    Podríamos decir entonces que la comunicación externa es una campaña masiva de relaciones públicas, en la cual la intención es fortalecer su participación en el mercado y su imagen pública. Es un proceso estratégico que cambia de acuerdo a las necesidades del entorno y a la información obtenida del mismo.

    Los autores Preciado Hoyos, Á. Guzmán Ramírez, H. y Losada Díaz, J. C. (2013). Mencionas que la comunicación.

“Más que hacer aportes a la organización, la comunicación es constitutiva de ella, porque está en el origen de su formación, en los acuerdos sobre lo que espera ser y alcanzar y en el relacionamiento con el entorno del que percibe elementos para funcionar y al que retorna servicios, bienes, productos o soluciones.” (p.26)

    La correcta aplicación de estrategias de comunicación externa trae grandes beneficios para la empresa tales como:

·         Mejora la visibilidad de la organización, sus marcas y productos.

·         Mejora su posicionamiento en el mercado.

·         Define la imagen organizacional.

·         Permite la correcta identificación de necesidades.

·         Facilita la adaptación al cambio del entorno.

    Al respecto les comparto el siguiente video de Doménica León (2020) donde nos habla más a fondo de los beneficios de una buena comunicación externa.

    Como se puede observar los objetivos tanto de la comunicación interna como la externa trabajan entre sí para beneficio de la organización, al mejorar sus relaciones con todos los actores tanto externos como internos que son factor importante para el logro de metas y objetivos.

Referencias.

    León, D. (Director). (2020, Octubre 10). Comunicación externa [Video file]. recuperado enero 20, 2023, de https://youtu.be/NnwN1LJ7wS4

    Pauchet, V. (s.f.), n.d.

    Preciado Hoyos, Á. Guzmán Ramírez, H. y Losada Díaz, J. C. (2013). Usos y prácticas de comunicación estratégica en las organizaciones. Bogotá́, Ecoe Ediciones. Recuperado de https://elibro.net/es/ereader/ieu/122436?page=26.

    Yo comunico Upao (Director). (2022, julio 22). Beneficios de una buena comunicación interna [Video file]. recuperado enero 20, 2023, de https://www.youtube.com/watch?v=OiGmeogZKNc

Funciones básicas en las organizaciones

    Anteriormente explique acerca de que es la comunicación interna y externa, sus objetivos y los beneficios que estas le brindan a la organización, pero considero que no se puede pasar por alto las funciones básicas de ambas en las organizaciones, por lo que a continuación platicaremos al respecto.

    Como se puede observar los objetivos tanto de la comunicación interna como la externa trabajan entre sí para beneficio de la organización, al mejorar sus relaciones con todos los actores tanto externos como internos que son factor importante para el logro de metas y objetivos.

    Los escritores Roca Pérez, X. Romeo Delgado, M. y Almenara Aloy, J. (2014). Mencionan que, dentro de la comunicación organizacional, “Toda secuencia de comunicación tiene siempre dos funciones: 1) informar y 2) definir el sentido de las relaciones que mantienen los comunicantes. Todo mensaje integrará siempre ambas funciones.” (p. 71)

    Con el fin de ahondar en este tema discutiremos a continuación las funciones básicas de la comunicación interna en las organizaciones.

    La gestión de información es fundamental para el crecimiento organizacional, para lograr o anterior la comunicación interna se enfoca en cuatro funciones básicas que le ayudaran a poner en función un plan estratégico de comunicación que ayude a la organización alcanzar todas sus metas y objetivos.

    El control de la información y el comportamiento de los integrantes de la organización, la motivación del personal, la expresión emocional y la distribución de información, son funciones básicas según Chiavenato (2002)

    Pero yo considero que las funciones básicas de la comunicación interna van más allá.

    Funciones básicas.

    Función integradora: Se encarga de alinear los objetivos y valores del personal con aquellos de la organización, generando así un sentido de pertenencia y orgullo hacia su trabajo. Cuida del clima laboral y evalúa y mide la percepción del personal, recopilando información que permita observar las fortalezas y debilidades de la organización.

    Función Informativa: promueve la escucha activa y el entendimiento entre los diferentes actores que integran la organización mejorando así, los procesos productivos. Ayuda a detectar oportunidades de mejora, diseña políticas y manuales compartiendo información relevante al mismo tiempo que promueve la cultura organizacional.

    Función Preventiva: Ayuda a prevenir o resolver las crisis y conflictos que se puedan generar. Crea protocolos de acción para contingencias, previene conflictos internos y promueve el seguimiento de normas y participa de la evaluación de los planes de acción a futuro.

    Función Colaborativa: Se encarga de generar espacio de dialogo entre los miembros de la organización, promoviendo el trabajo en equipo y la colaboración interdepartamental, apoya el intercambio de información y las relaciones humanas. Entre otras cosas fomenta la búsqueda de talento humano y

    Función evaluadora: mide el impacto positivo o negativo de los protocolos de comunicación interna y propone mejoras con el fin de corregir errores. Busca la creación de canales de comunicación eficientes y realiza propuestas de mejora de los canales existentes.

    Al respecto les comparto el siguiente video de Oxean Cross Comunicación Interna (2014) donde nos habla más a fondo de la comunicación interna y como ésta mejora el clima laboral dentro de la organización. 

    La comunicación externa también realiza funciones básicas que promueven el crecimiento organizacional a través de la representación de su imagen ante su entorno social.

    Como bien sabemos una organización que no comunica no existe, por tal motivo explotar al máximo la comunicación externa es primordial para el fortalecimiento de la imagen organizacional ya que el entrono es altamente competitivo y constantemente cambiante.

    La principal función de la comunicación externa es generar un valor a la organización, sus productos o servicios, a sus objetivos y misión, para de este modo entrelazarse con los de la sociedad que los rodea.

    Dividiría entonces las funciones de la comunicación externa en dos rubros

    Organizacional: Se encarga de difundir con transparencia el actuar de la empresa, comparte su misión, visión y objetivos al mismo tiempo que promueve una imagen organizacional positiva al ocuparse y promover temas como la responsabilidad social. Apoyándose en las relaciones públicas, la gestión de medios establece relaciones permanentes que propiciaran una mejora en la imagen organizacional. Los medios de comunicación, la sociedad en general e incluso la competencia forman parte de esta relación social bidireccional.

    Comercial: Se encarga de marketing, ventas y publicidad de la marca y los productos, su principal objetivo es dar a conocer los productos y servicios que se ofertan con el fin de ponerlos al alcance de la población resaltando sus bondades y los beneficios que le pueden brindar. El manejo de proveedores, acreedores y clientes crea relaciones laborables saludables, promueve la confianza y el deseo de colaboración.

    Dentro de las funciones de la comunicación externa en general podemos destacar la creación de campañas informativas y publicitarias, la distribución de información a medios de comunicación, la atención a periodistas, la recopilación de información ideológica del entorno y el análisis de la misma

    Tanto la comunicación interna como la comunicación externa son eje rector en el desarrollo organizacional por lo que descuidar alguna no es opción. Para ahondar mas en el tema les comparto el siguiente video de Myriam Gonzáles (2017) donde habla acerca de las características de la comunicación interna y externa y sus funciones. 

Referencias.

    Chiavenato, I. (2009). Gestión del Talento Humano (3ra edición ed.). México: McGraw-Hill.

    González, M. (Director). (2021, Marzo 17). Características de la comunicación interna y externa en la organización [Video file]. Recuperado enero 20, 2023, de https://youtu.be/p5Bujk-GCE0

    Oxean Cross Comunicación Interna (Director). (2014, junio 17). ¿Cómo mejorar el clima laboral de mi empresa? 6 Acciones Posibles [Video file]. recuperado enero 20, 2023, de https://youtu.be/1wczLK2hb6g

    Roca Pérez, X. Romeo Delgado, M. y Almenara Aloy, J. (2014). Comunicación interna en la empresa. Barcelona, Editorial UOC. Recuperado de https://elibro.net/es/ereader/ieu/115903?page=71.